電子内容証明(e内容証明)郵便を使いこなそう


この記事は、あなまち司法書士事務所のスタッフ用に作成したマニュアルに加筆して、公開したものです。

もくじ
  1. 書面内容証明と電子内容証明の「違い」と「使い分け」
  2. 電子内容証明郵便を使いこなそう
    1. サイト内の「戻る」ボタン
    2. 電子内容証明郵便の本文フォーマットの注意点
    3. 差出人や受取人の住所は、内容証明郵便本体に必要なの?!
    4. 会社が差出人・受取人のときの一工夫
    5. 「既にログイン済みです」と表示されて戻れない場合の対応法
    6. 複数人連名で差し出すとき

書面内容証明郵便と電子内容証明郵便の違い


「リアル内容証明」と「電子内容証明」の一般的な違いは、次の通りです。

また、使い分けは最下段の通りです。

リアル内容証明 電子内容証明
郵便局の窓口から郵送で出す

インターネット上の電子内容証明サービスにログインし

社内・事務所内から入力すると

郵便局が印刷から発送までしてくれる。

差出人控えも郵便局が差出人に発送してくれる。

〇利用するのに登録が不要。

×郵便窓口に行く必要がある。

×待ち時間が長い。

△電子内容証明より少し高い。

×3部印刷して持参する必要がある。

×封筒を用意する必要がある。

×押印する必要がある。

〇押印することができる。

△内容証明料金は、現金決済か料金後納

×初回利用は、登録する手間がかかる。

〇郵便窓口に行く必要がない。

〇待ち時間がない。

〇リアル内容証明より少し安い。

〇1通も印刷する必要がない。

〇封筒を用意する必要がない。

〇押印する必要がない。

×押印することができない。

〇内容証明料金は、クレジットか料金後納

〇押印し、封筒表面には「内容証明」と朱書きするので受取人を威圧できる。 ×押印もなく、グレーの封筒で来るので、受取人を威圧できない。
●相手方が一般の方のときに効果発揮

●意思表示を証拠として残したいとき向け

●こっそり証拠として残したいとき向け

電子内容証明郵便を使いこなそう


サイト内の「戻る」ボタン

ログインすると別ウィンドウが立ち上がります。

以降入力した内容は、サイト内の「戻る」ボタンを押しても消えることはありません。

フォーマットの注意点

後で直せますので、内容証明のいつものフォーマットで作成すれば、OKです。

電子内容証明サービスにログインすると、フォーマットが公開されています。ただし、通常形式で作成した内容証明を郵便サービスフォーマットに貼付けると、余白の下「70mm」が解除されていることがありますので注意ください。

差出人や受取人の住所氏名は、内容証明郵便本文に必要なの?!

後で「差出人の氏名、住所を自動挿入」するか、しないかを選択できますので気にしなくて大丈夫です。

同様に「受取人の氏名、住所を自動挿入」するか、しないかも選択できます。

【自動挿入する場合】

もっとも、自動挿入にすると「全て末尾に挿入」されますので、こだわりの事務所フォーマットで出したい場合には、内容証明郵便本文に住所氏名を入力しておき、「自動挿入しない」を選択してください。

【自動挿入しない場合】

紙で出す内容証明同様に、「差出人」「受取人」欄に記載する住所・氏名と、「内容証明本文」の住所・氏名は完全に一致する必要がありますので、ご注意ください。

  • 受取人の名前の後ろは「様」「殿」か「御中」か一致しているか?
  • 内容証明本文には「代表取締役の資格・氏名」を入れたのに「差出人」欄には記載もれしていないか?

個人が差出人・受取人のときの一工夫

差出人・受取人ともに「氏名1」欄と「氏名2」欄が用意されています。

差出人・受取人が個人のときには、「氏名2」欄に氏名を入力します(「氏名1」欄は空欄になります)。

「氏名2」欄の入力に際しては、次のように余白を入れてください(■が余白を表わしています)。

氏名1(全角) (空欄のまま)
氏名2(全角)  佐藤■大輔■

末尾に一文字分の余白を入れるのがミソです。

会社が差出人・受取人のときの一工夫

差出人・受取人ともに「氏名1」欄と「氏名2」欄が用意されています。

「氏名1」欄に「会社名」を、「氏名2」欄に代表者の資格及び氏名を入力します。

「氏名2」欄の入力に際しては、次のように余白を入れてください(■が余白を表わしています)。

氏名1(全角) あなまちサムライサポート株式会社
氏名2(全角) ■代表取締役■佐藤■大輔■

「氏名2」欄の冒頭に一文字分、末尾に一文字分の余白をそれぞれ入れるのがミソです。

受取人への正本には「配達証明」をつけましょう

受取人への正本に「配達証明」を付与 ●する 〇しない
受取人への正本に「速達」を付与 〇する 〇しない

なお「差出人」に返送される「内容証明の謄本(控え)」には速達をつけることはできません(最終確認日210821)。

相手方が絶対受け取らないと分かっているときには、内容証明のコピーを特定記録で送ることもありますので、謄本が早く欲しいときには、紙の内容証明の方が良いかもしれません。

「既にログイン済みです」と表示されて戻れない場合の対応法

下記サイトにアクセスするだけで、ログアウトできます。

https://e-naiyo.post.japanpost.jp/enaiyo_kaiin/enaiyo/enkn410/engm411.xhtml#

説明の詳細は、下記弁護士のサイトをご参照ください。

(弁護士 野田隼人のノート/弁護士 野田隼人先生(滋賀弁護士会)/最終アクセス210819)

複数人連名で差し出すときの一工夫

下記リンク先をご参照ください。

電子内容証明の謄本が戻ってくるのが遅い?!

電子内容証明郵便は、全国どこであっても「新東京郵便局」から発送されます。

地域によっては、受取人分には速達を付与した方が良いかもしれません。なお、差出人に返戻される謄本には速達を付与することはできない模様です(最終確認210821)。

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