複数人連名で内容証明郵便を出すときの注意事項

内容証明郵便には、書面に押印して郵送する場合(このコラムでは「リアル内容証明」と言います。)と、電子内容証明として郵送する場合があります。

この記事では、リアル内容証明、電子内容証明それぞれの場合に、複数人が連名で、内容証明郵便を出す場合の方法を紹介します。

1. 相手方が受け取らなかったときには、「差出人の筆頭に記載された方」に返送されます。
2. 差出人控え（謄本）は「差出人の筆頭に記載された方」のみに送付されます。
3. 配達証明は、「差出人の筆頭に記載された方」のみに送付されます。

下のリアル内容証明のような処理は不要です。

方法は、二つあります。

1. 複数人でも２～３人で出す場合には、可能でしょうが・・・１０人も１５人も連名の場合には、封筒（裏面）に書き切れないので、この方法は採用できません。
2. 配達証明も、差出人の誰に送付するかを郵便局が決めますので、オススメできません。

【内容証明本文の注意事項】

下の見本は、見やすいように罫線を入れましたが、実際には不要です。
内容証明郵便が受け取られないときや、配達証明の返送先を指定できます。

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• 印刷する３部のうち２部について。【２】に返送先住所、【３】に返送先氏名を記載します。内容証明本文に肩書きを記載していても、ここには記載しません。この２部は、郵便局控えと差出人控えです。また、付記した文字数は字数又は枚数には算入しません。
• 印刷する３部のうち１部について。【２】【３】に何も記載しません。この１部は、相手方に郵送されるものです。
• 【１】には、郵便局が単に「付記」と記載します。ここでの「付記」は返送先の意味です。
• 押印について。差出人の名前の後ろの押印は、全員が押しても、一人だけ押しても大丈夫です。頁間の契印や捨印も（名前の後ろに全員が押印した場合も含め）一人だけで大丈夫です。
• 一方、付記事項【３】の氏名の後ろには押印しません。

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【封筒の注意事項】

封筒裏面には、【２】【３】に記載したのと全く同様に、返送先の住所・氏名を記載します。

連名で出した他の差出人から「無断で名前を使われた」などと言われないように、委任状を取得しておきましょう。実印を押印してもらい、印鑑証明書も添付してもらうのがベストです。

委任状には形式はありませんが、実際に提出する内容証明を裏面に印刷しておくと、契印が不要になり、便利です。